QUAL SOFTWARE DEVO COMPRAR?

Esta é, provavelmente, a informação mais importante para quem deseja automatizar sua loja. Isto porque a escolha de um bom software, adequado e correto é um dos fatores que mais influenciam na qualidade da gestão do administrador de farmácias. Software ruim é uma das principais causas do desestímulo à gestão.

Usar um sistema sem qualidade, que não atenda às necessidades ou que apresenta erros e/ou problemas constantemente é a certeza do desconforto de que por mais barato que seja, o resultado final pode estar saindo caro.

Uma boa compra é trabalhosa, mas vale a pena. É também uma oportunidade para rever todos os processos da sua farmácia.

A Softpharma elaborou uma lista de orientações a fim de oferecer um guia de consulta para que você diminua os riscos na hora de escolher o software para sua farmácia. Em caso de dúvidas, contate um de nossos agentes comerciais.

SOFTWARES SÃO TODOS IGUAIS?

Definitivamente, não. Os softwares para farmácias fabricados no Brasil são, em sua maioria, para automatizar somente a área de vendas. Há produtos com variações que avançam o balcão da farmácia e gerenciam as rotinas financeiras, de compras, estoques e contabilidade.

Portanto, é possível encontrar softwares semelhantes para as funções de vendas, normalmente mais destacadas nas demonstrações, mas que, na retaguarda, são totalmente diferentes.

Cuidado ao generalizar os softwares. Na prática, jamais um software será igual ao outro, mesmo que as telas de vendas ou cadastros sejam semelhantes. Isto porque as tecnologias, a codificação e os processos são diferentes. É como decidir a compra de um bolo de aniversário pela aparência sem experimentá-lo. Os ingredientes que não aparecem é que fazem a diferença na qualidade do sabor, a aparência do produto até pode encantar, mas é o recheio que determinará a satisfação do produto.

PERFIL DOS FORNECEDORES

Evite comprar de empresas que atendem a diversos segmentos. Só é possível encontrar um atendimento especializado, em empresas que se dedicam exclusivamente ao segmento farmacêutico.

Comprar de uma empresa que vende hardware ou que comercializa software para outros segmentos envolve riscos. Como não há foco, o nível de especialização pode ficar comprometido e você pode decepcionar-se facilmente.

Comprar de empresas recém-criadas sob a promessa de que o software ficou pronto é um engano. Software nunca fica pronto, sempre há inovações para serem implementadas. Quem tem mais tempo de existência no mercado, tem mais conhecimento e experiência para fornecer um produto /software adequado às constantes inovações que o segmento farmacêutico exige.

Prefira as empresas que são cuidadosas ao negociar as alterações necessárias. Evite aquelas que, para assinar o contrato, prometem alterar tudo de acordo com a sua vontade em tempo recorde.

ANTES DE COMPRAR:

• Faça uma pesquisa de mercado com usuários do sistema, converse com os já experientes;
• Assista uma demonstração detalhada, com tempo e atenção;
• Se possível, visite a sede da empresa que lhe fornecerá o software;
• Não poupe investimentos na aquisição/contratação de um sistema, pois eles garantirão a qualidade da gestão;
• Busque a maximização do uso das funcionalidades do sistema no momento da implantação;
• Entre dois softwares, escolha a empresa que mais lhe parecer confiável.

COMO SELECIONAR UM SOFTWARE PARA FARMÁCIAS?

Avaliação Inicial

Determine as reais necessidades da empresa e as funcionalidades oferecidas pela tecnologia a ser adquirida. Envolva neste processo gerentes, diretores e colaboradores os quais estarão diretamente envolvidos e desfrutarão dos benefícios gerados pelo Software.

Aderência

Identifique se as funcionalidades contidas no software atendem às suas necessidades, e se a aplicação das mesmas em seu negócio trará benefícios diretos, tais como: redução de gastos, redução do tempo de operação, eliminação de re-trabalhos, aumento de eficiência do atendimento e da competitividade.

Flexibilidade

Certamente você gostaria de adquirir um produto que atenda 100% as necessidades de sua farmácia, contudo, cada software possui características próprias e distintas e, é através da flexibilidade, parametrização e disponibilidade de se desenvolver novas funções, que a empresa fornecedora irá tentar alcançar ao máximo este percentual.

Legislação

As constantes mudanças em nossa legislação tributária promovidas pelo Governo obrigam as farmácias a realizarem mudanças em seus processos, visando o correto enquadramento destes às novas normas. É vital para manutenção da lucratividade do negócio e competitividade atender com rapidez as mudanças exigidas. Certifique-se de que o produto está adaptado à nossa legislação e, principalmente, se há garantia de atualização constante, em função de alterações em nossa legislação.

Tecnologia

Verifique se a linguagem de programação utilizada para desenvolvimento do software é conhecida no mercado. Quanto mais aceita pelo mercado, melhor. A qualidade do banco de dados também é importante, primeiro pela segurança e integridade, uma vez que nele estarão gravadas todas suas informações de negócio, e segundo, pelo custo de aquisição.

Rastreabilidade

Para garantia da integridade e segurança das transações, o software deve oferecer condições de rastreabilidade, disponibilizando aos administradores do sistema, funcionalidades que permitam identificar que usuário executou tal operação.

Integração-B2B (Business to Business)

Atualmente está disponível no mercado um número significativo de softwares que poderão requerer integrações com o seu Software. Verifique se o fornecedor está atualizado com estas necessidades e se já desenvolveu a maioria das integrações do segmento farmacêutico.

Referências

Busque o máximo de referências sobre o produto e sobre a empresa que irá realizar a implantação. Procure identificar empresas que tenham o mesmo perfil que a sua, verifique quais funcionalidades de seu negócio não puderam ser atendidas e qual solução foi oferecida pelo fornecedor.

Relacionamento

Uma implantação de Software é normalmente um processo que envolve todas as áreas de sua empresa, por isso é importante que você exponha suas limitações e seus problemas, da mesma forma que você deve ter ciência das limitações do fornecedor, com isso, vocês estarão estabelecendo uma parceria duradoura e fortalecida.

Implantação

O prazo e custo de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e dos recursos disponibilizados, como equipamentos e pessoal. Elabore junto com o fornecedor um cronograma detalhado, procurando definir claramente cada fase da implantação. Certifique-se que a equipe de implantação esteja atualizada e se esta está comprometida com a prestação de um bom serviço, lembre-se que será papel dos implantadores realizar o que fora acordado com o cliente.

Treinamentos

Fundamental num processo de implementação de Software numa farmácia, ele deve ser dirigido à sua farmácia, visando qualificar seus funcionários a extraírem o máximo de aproveitamento dos recursos oferecidos pelo software. É preciso dar muita atenção a este momento, a equipe deve focar suas energias em aprender os novos processos, visando diminuir as dúvidas que podem surgir no momento da utilização.

Suporte técnico

Verifique se a empresa fornece suporte técnico de qualidade e sob quais condições presta este atendimento. Veja também quais canais de atendimento são disponibilizados, qual a equipe disponível, os horários de atendimento, plantões e os recursos tecnológicos utilizados para solução de problemas que acaso você venha enfrentar.

Qualidade técnica da interface

Observe se o software não é complicado demais para o uso diário, tornando seu manuseio e compreensão uma tarefa árdua que dificulta a utilização na farmácia. Escolha software para ambiente Windows, com visual agradável e de entendimento fácil e intuitivo das funções.

Documentação

A documentação ajuda a entender os processos e funcionalidades que o sistema dispõe. Vale atentar para a documentação do sistema, a existência de manuais sobre o software é importante num ambiente integrado e em produção.

Atualização

Verifique se a empresa desenvolve continuamente atualizações do software como implementações de novidades e facilidades, além de manter as rotinas adequadas à legislação. Identifique a forma de atualização, se depende de intervenção humana ou se existem processos automáticos com documentação informando as alterações e inovações que você receberá. Desconfie de atualizações que não parecem organizadas e estruturadas, pois software é um projeto complexo de engenharia que é alterado em pleno uso.